Het correct creëren, opslaan en beschrijven van content binnen organisaties

Het correct beheren en structureren van online content is een must voor organisaties. Het internet is anno 2019 reusachtig te noemen. Er zijn om dit moment geschat zo’n 1.94 biljoen websites ter wereld en dit aantal blijft met de minuut groeien. Los van de nieuwe websites die er elke dag bij komen, wordt er op bestaande websites continu nieuwe content toegevoegd. Dit betekent dat de databases van bedrijven blijven groeien. Een groeiende database brengt problemen met zich mee op het gebied van informatiemanagement. Het managen van (klant)informatie/content is voor organisaties aan de orde van de dag.

De hoeveelheid content en de verschillende soorten content blijven groeien. Hierbij wordt veelal gedacht aan tekst, beeld en geluid. Maar met de komst van social media en nieuwe technieken zijn er in rap tempo een boel verschillende soorten content bijgekomen. Denk hierbij aan infographics, whitepapers, casestudies etc. Maar hoe behoud je grip op deze continu groeiende stroom van content binnen je organisatie?

Hiervoor is het van belang dat je op een gestructureerde manier omgaat met zowel het creëren, opslaan en beschrijven van de content. Deze drie stappen worden hieronder nader toegelicht.

Gestructureerd creëren van content
Iedereen kan content creëren. Het is van belang om scherp te hebben voor wie je de content creëert. Dit kan het verschil maken tussen content en goede content. Maar hoe werkt dit aan de achterkant? Hoe creëer je deze content op een gestructureerde manier waardoor deze makkelijk hergebruikt kan worden? Het valt aan te raden om content op een medium neutrale manier te creëren. Op deze manier kan je gecreëerde content onafhankelijk van platform beheren. Dit is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Content is al gauw verbonden aan een type of platform.

Platformonafhankelijkheid is hèt klassieke contentprobleem en helaas, voorlopig zijn we er nog niet vanaf.

Met de hedendaagse technieken is dit steeds beter te managen. Content management systemen (CMS’en) spelen hier steeds beter op in. Wanneer er gebruik gemaakt wordt van een content-centrisch CMS dan is de content niet verbonden aan een specifiek platform of contenttype. Bij een content-centrisch CMS wordt de content niet verbonden aan een specifieke (web)pagina. Dit maakt het mogelijk om, in tegenstelling tot een pagina-centrisch CMS, de content te hergebruiken voor andere pagina’s op platforms.

Gestructureerd opslaan van content
Om je content op een gestructureerde manier op te slaan is het van belang om te inventariseren welke content je (al) voor handen hebt. Een fileanalyse of contentaudit biedt hierbij uitkomst. Op deze manier krijg je als organisatie inzicht in de bestaande content en waar deze staat opgeslagen. Vervolgens is het mogelijk om een beschrijving aan je content toe te voegen. Dit komt in stap drie aan bod.

Het inventariseren van de content is een flinke klus, maar wanneer dit eenmaal is gebeurd hoef je dit enkel nog bij te houden wanneer er nieuwe content gecreëerd wordt. Breng tijdens de inventarisatie in kaart welk type content het betreft (artikel, blog o.i.d.) en het contentformat daarvan (tekst, video, afbeelding etc.). Het is aan te raden een contentaudit in een spreadsheet te maken. Onderstaand is een voorbeeld te zien.

contentaudit
(Frankwatching, 2014)

Wanneer je scherp hebt welke content je bezit is het tijd om een contentmodel te maken. In het contentmodel kun je inzichtelijk maken welke content belangrijk is en welke content aan elkaar gerelateerd is. Een contentmodel kan er als volgt uitzien:

contentmodel
(Frankwatching, 2014)

Beschrijven van de content
Last but not least, waarde toekennen aan de content. Om de content zowel voor je eigen organisatie, als online voor je klant vindbaar te maken moet er waarde worden toegekend aan de content. Dit doe je door middel van het toevoegen van metadata. Zo goed als alle CMS’en bieden de mogelijkheid om metadata toe te voegen aan je content. Metadata zijn tags waardoor je informatie over de herkomst of het onderwerp van de content kan toevoegen. Dit maakt de content makkelijker vindbaar voor zowel medewerkers, computers en zoekmachines.

Met metadata geef je aan welke content waar dient te verschijnen en met welke prioriteit, en je geeft ermee aan welke contenttypes en -elementen met elkaar in relatie staan.

Het correct creëren, opslaan en beschrijven van content zorgt voor een duidelijke informatiearchitectuur binnen een organisatie. Dit zegt echter niks over de inhoudelijke kwaliteit van de content. Kijkend naar de alsmaar groeiende informatiestromen zijn dit de basisvoorwaarden om je content goed te organiseren en als marketeer je werk een stuk overzichtelijker en makkelijker te maken. Deze groei zal blijven aanhouden, waardoor de wirwar van informatie binnen organisaties ook alleen maar zal blijven groeien.

Het structureren van je content kan in het begin een flinke kluif zijn, maar wanneer dit eenmaal is gebeurd hoef je dit enkel nog bij te houden. Integreer dit in je dagelijkse werkprocessen en je zal al snel merken hoe je hier de vruchten van plukt in de vorm van tijdwinst en gebruikersgemak.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s